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技術士試験(情報工学部門)・情報技術者試験。ファーストマクロ。


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WORD Tips

WORD Tips 031 差し込み印刷 宛名編

WORDで次のような案内状を書いて、50人ぐらいの人に送るとします。


一度だけなら、50枚印刷なり、コピーして、1枚1枚、宛名を書いていけばいいのですが、これが近所への案内のように頻繁になると、毎回宛名を書いていては大変面倒です。
こんな場合、差し込み印刷が便利になります。ただし、一発でできるのもではありませんので順を追って説明します。


方法

@まず、宛先の一覧をEXCELを利用して作成し、名前を付けて保存しておきます。


A次に、案内状をWORDで作成して一旦、保存します。

 以上で準備完了。

Bリボンの『差し込み文書』の『差し込み印刷の開始』をクリックし、『差し込み印刷ウィザード(W)』を選択します。


C『レター』を選択し、下方の『次へ:ひな形の選択』を押します。


D『現在の文書を使用』を選択し、下方の『次へ:宛先の選択』を押します。


E(1) 『既存のリストを使用』を選択し、
 (2) さらに『参照』を押して、@で作成した宛先の一覧のEXCELを選びます。
  ※Sheetが複数ある場合は、Sheetも指定します。
 (3) 差込印刷する宛先にチェックを入れます。
 (4) 下方の『次へ:レターの選択』を押します。


F ここが一番のポイントですが、
 (1) WORDの文書の上で、宛先を入れたい場所をマウスでクリックし、
 (2) 『差し込みフィールドの挿入』を選びます。

 (3) 宛先を選んで、(@で作成したEXCELの先頭行の項目)
 (4) 最後に “様” と入力します。
 (5) 『次へ:レターのプレビュー表示』を押します。

G「<< 宛先:1 >>」の「<<」とか「>>」をクリックして、宛先が正しく差し込みされているか確認してください。確認できたら、『次へ:差し込み印刷の完了』を押します。


H『印刷』を押して、印刷します。

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